Egy jól szervezett iroda javíthatja fókuszát és hatékonyságát munka közben, mivel nem lesz annyi rendetlensége. Ha mindent egy bizonyos helyre tesz, több időt takarít meg, ha később megkeresi. Próbálja meg megváltoztatni az irodai bútorok elrendezését, hogy a nap folyamán kevésbé érezze magát stresszesnek. Miután beállította irodája elrendezését, az irodai kellékek és papírok rendszerezése tisztává és rendezetlenné teszi irodáját.
Lépések
Rész 1 /3: Az elrendezés beállítása
Lépés 1. Helyezze el az asztalát úgy, hogy kinézzen az ablakon, ha tud
Ha munka közben kinéz az ablakon, csökkentheti a stresszt és jobban összpontosíthat a munkájára. Vigye az asztalát olyan helyre, ahol könnyen leülhet, és időnként kinézhet az ablakon. Ellenőrizze, hogy a számítógép képernyőjén nincs -e vakító fény vagy fény a szemében egész nap, nehogy elvonja a figyelmét vagy bosszankodjon.
Ha nyitott terű irodában vagy fülkében dolgozik, beszéljen irodájának adminisztrátorával vagy főnökével, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megváltoztathatja az íróasztal helyzetét
2. lépés A leggyakrabban használt dolgokat tartsa a legközelebb Önhöz
Írjon listát azokról a dolgokról, amelyeket naponta, hetente és havonta használ, hogy tudja, mi a fontos a közelében tartásához. A naponta használt dolgokat tartsa karnyújtásnyira az asztalától, hogy szükség esetén megragadhassa őket. Ha ritkábban használja a dolgokat, tárolja azokat távolabbi fiókokban vagy szekrényekben, hogy eltávolítsa a rendetlenséget és helyet takarítson meg.
- Például, ha nem gyakran használ nyomtatót, tartsa a szoba másik oldalán, hogy ne foglaljon helyet az asztalán.
- Ha van olyan dolog, amelyet naponta többször használ, tartsa az asztalán, a közeli polcon vagy az asztal felső fiókjában.
Lépés 3. Szerezze be a gördülő bútorokat, hogy könnyen elmozdítsa a dolgokat az útból
Keressen kerekekkel ellátott szervezőket, polcokat vagy szekrényeket, hogy szükség esetén kihúzhassa őket, majd tegye vissza őket. Rövidebb dolgokat, például iratszekrényeket vagy polcokat tartson az íróasztal alatt, ha van helyük, és csak akkor mozgassa őket, amikor hozzá kell férnie. Ha lehetősége van rá, próbálja meg használni a kerekekkel ellátott irodai széket, így gurulhat az irodájának egy másik részére, hogy hozzáférjen valamihez.
Lépés 4. Tartson szemetet az irodájában, hogy azonnal megszabaduljon a dolgoktól
Tároljon egy kis kukát az íróasztal oldalán, vagy alatta, ha van további lábtér. Így, ha van olyan szemet vagy fájlja, amelyre már nincs szüksége, azonnal dobhatja el, ahelyett, hogy hagyná, hogy összezavarja a teret.
- Ügyeljen arra, hogy gyakran cserélje a szemeteszsákot, hogy irodája friss és tiszta maradjon.
- Aprítson el minden dokumentumot, amelyen személyes adatok vannak, mielőtt kidobja őket.
Tipp:
Ha sok papíron megy keresztül, tartson külön kukát az irodájában az újrahasznosításhoz.
5. lépés. Adjon hozzá néhány személyes vonást az irodájához, hogy jól érezze magát
Tartson néhány személyes tárgyat az irodájában, hogy saját helyévé váljon, és így ne érezze magát túl sterilnek. Akasszon művészetet a falakra, vagy tartson képeket az asztalán, hogy az irodája pihentető hely legyen. Kicsi finomságokat vagy növényeket is tarthat valahol az asztalán, amíg nem zavarja a munkaterületet.
Korlátozza magát 1-2 elemre az asztalon, különben túl sok helyet foglalhatnak el
Rész 2 /3: A kellékek tárolása
1. lépés. Szabaduljon meg a nem használt kelléktől
Rendezze át az irodájában lévő dolgokat, és határozza meg, hogy milyen gyakran használja azokat. Ha van olyan tárgya, amelyet ritkán vagy soha nem használ, tegye külön dobozba vagy tartályba. Miután végigjárta az egész irodát, szabaduljon meg mindentől, ami a dobozban van, hogy ne adjon hozzá rendetlenséget.
Ha irodaházban tartózkodik, tegye vissza a fel nem használt kellékeket a szekrénybe, hogy szükség esetén mások is elvihessék
Tipp:
Ha sok tollát vagy kellékét nem használja, nézze meg, hogy adományozhat -e egy iskolának, hogy a tanárok használhassák őket az osztálytermekben anélkül, hogy újat kellene vásárolniuk.
2. lépés Tollokat és kis irodai kellékeket tartson csészékben, így könnyen hozzájuthat
Tegyen 1-2 csészét az asztalára karnyújtásnyira, és tegye az összes tollat belsejükbe. Tároljon más hosszú irodaszereket, például ollót is a saját csészéjében. Tárolja a tollat és a kellékeket úgy, hogy lefelé mutassanak, nehogy véletlenül sebezze magát, amikor valamiért megragad.
- Vásárolhat asztali szervezőket is, amelyek különböző rekeszekkel rendelkeznek, ha nem szeretne több csészét használni.
- Használjon üveg befőttesüvegeket, ha azt szeretné, hogy az íróasztal dekoratívabb legyen.
3. lépés Ezüsttálcákkal rendezze a kis irodai kellékeket
Szerezzen be több rekeszes ezüst tálcákat, így elválaszthatja irodai kellékeit. Tárolja a hasonló kellékeket a tálca ugyanazon részében, hogy rendezett maradjon. A gyakran használt dolgokat tegye a fiók elé, és a kevésbé használtakat a hátsó részébe.
Vásárolhat kisméretű műanyag tárolókat is, és úgy helyezheti el őket a fiókjában, ahogy szeretné
4. lépés. Címkézze fel a tartályokat vagy tartályokat, hogy tudja, mi van bennük
A nem gyakran használt tárgyakat tegye a tárolótartályokba, és ha teheti, tartsa őket szekrényben vagy polcon. Csak 1-2 különböző tárgyat tegyen ugyanabba a kukába, nehogy rendezetlen legyen. Készítsen papírcímkéket minden kukájához, és ragassza fel az oldalára, hogy egy pillanat alatt láthassa, mi van bennük. Legyen leíró a címkéivel, nehogy később összezavarodjon.
Vásárolhat műanyag tárolóedényeket bármelyik áruházban vagy az interneten
5. lépés Szerezze be a zsinórtartókat az íróasztal alatti vizuális rendetlenség eltávolításához
Az íróasztal alatt lévő kábelek rendezetlenek lehetnek, és könnyen összekuszálódhatnak a lábad körül. Csoportosítsa össze az összes kábelt, és zárja be őket a kábeltartóba, hogy ne legyenek a padlón. Rögzítse a kábeltartót a falhoz vagy az asztal alá, hogy a kábelek rendben legyenek.
- Kábeltartókat vásárolhat irodai áruházakból vagy online.
- A kábeleket tépőzárral vagy cipzárral is rögzítheti az asztal mellé vagy egymás mellé.
Rész 3 /3: A papír rendetlenségének eltávolítása
1. lépés Aprítsa fel a nem szükséges dokumentumokat, amelyek személyes adatokat tartalmaznak
Kerülje az olyan dokumentumok kidobását, amelyek számlakivonatokat, jogi dokumentumokat vagy hitelkártya- és társadalombiztosítási számokat tartalmaznak. Ehelyett szerezzen be egy papír aprítógépet, hogy megsemmisítse a dokumentumokat, hogy mások ne tudják ellopni az információkat. Miután a papírok teljesen aprítottak, a szokásos módon eldobhatja a törmeléket.
Ha olyan fontos dokumentumokkal rendelkezik, amelyeket nem tud megszabadítani, mint például születési anyakönyvi kivonat, társadalombiztosítási kártya vagy élő végrendelet, tárolja azokat egy tűzálló széfben, hogy megvédje őket a sérülésektől
Lépés 2. Rendezze a papírokat egy papírtálcába, ha az asztalán kell tartani
A papírtálcák több rétegűek, így különválaszthatja a különböző típusú dokumentumokat. Válasszon függőleges papírtálcát, ha nincs sok hely, vagy vízszintes tálcát, ha van szabad helye. Tegye a szervezőt az íróasztal széléhez, hogy egész nap könnyen elérhesse, és megkapja, amire szüksége van. Címkézze meg az egyes szinteket, hogy tudja, hová kerüljenek bizonyos dokumentumok.
- Papírtálcákat vásárolhat az irodai kellékboltokban.
- A papírtálcák kiválóan alkalmasak mappák vagy notebookok tárolására is.
- Jelölje ki az íróasztal egy részét, hogy tiszta maradjon, így szükség esetén van helye a szétterítésre.
3. Lépjen fel egy fali zsebet, ha a papírokat távol szeretné tartani az asztalától
A fali zsebek műanyag tálcák, amelyek több rekesszel rendelkeznek a dokumentumok és mappák tárolására. Tegyen egy fali zsebet az asztalához, hogy eltávolítsa a papírokat az asztaláról, és csökkentse a rendetlenséget. Győződjön meg arról, hogy a különböző rekeszek fel vannak címkézve, nehogy később összezavarodjanak.
Az ajtó hátoldalán falzsebek is elhelyezhetők
Lépés 4. Akassza fel a hirdetőtáblát, így könnyen áttekintheti a papírokat és a jegyzeteket
Keressen egy helyet a falon, ahol elegendő hely van a hirdetőtábla számára, és tegyen fel egyet. Szervezze a hirdetőtáblát olyan részekre, ahol rögzítheti az elemeket, például dokumentumokat, nyugtákat, öntapadó jegyzeteket és emlékeztetőket. Tartsa láthatóan a legfontosabb dokumentumokat, és rakja alá a régebbi dokumentumokat.
- Sok fülke már rendelkezik falakkal, amelyekbe hüvelykujjakat helyezhet.
- Használjon különböző színű ujjlenyomatokat minden felakasztott dokumentumhoz. Például felfüggesztheti a jegyzeteket kék csapokkal, a nyugtákat pedig pirosakkal.
- A személyes fényképeket is rögzítheti, ha nincs hely az asztalán.
Tipp:
Ha nincs helye egy teljes méretű hirdetőtáblának, vásárolhat parafadeszkákat is, amelyek kis területtel rendelkeznek, ahonnan papírokat akaszthatnak.
5. lépés Színkódos mappák, így könnyen felismerhetők
Szerezzen be különböző színű fájlmappákat, és rendezze a dokumentumokat, hogy a hasonlóak mindegyike egyetlen színben osztozzon. Például különböző típusú kiadásokat piros mappákba, jövedelemformákat pedig zöld mappákba helyezhet. Címkézze fel a mappák füleit, hogy milyen típusú dokumentum van benne. Miután megszervezte a dokumentumokat, tegye őket egy irattartóba egy papírtálcába, hogy könnyen megtalálhassa őket.
Színes címkéket is csatolhat a fájlmappák lapjaihoz, ha nem szeretne több színt vásárolni
6. Próbálja meg digitálisan tárolni a jegyzeteket és ütemezéseket, hogy elkerülje a papír használatát
Ha csökkenteni szeretné a felhasznált papír mennyiségét, írjon jegyzeteket vagy ütemterveket a számítógépére. Hozzon létre mappákat a számítógépén, és rendezze a dokumentumokat azokba, vagy használjon online programot a fájlok rendszerezéséhez. Ha egy fájl elavult, törölje azt, hogy ne zavarja a számítógépet.
- Biztonsági másolatot készíthet a fontos dokumentumokról egy felhőalapú tárolóhelyen vagy külső merevlemezen, hogy ne veszítse el őket, ha a számítógép valaha összeomlik.
- Ha rendelkezik szkennerrel, feltölthet fizikai dokumentumokat a számítógépére, így megszabadulhat a papír alapú dokumentumoktól.