Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése: 13 lépés

Tartalomjegyzék:

Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése: 13 lépés
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése: 13 lépés

Videó: Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése: 13 lépés

Videó: Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése: 13 lépés
Videó: Should I Take This Job? | What to Consider Before Accepting a Job Offer | 6 Questions to Ask 2024, Március
Anonim

Az üzleti telefonhívások kissé idegesítőek lehetnek, különösen, ha figyelembe vesszük, hogy a digitális kommunikáció most mennyire nagy. Azonban semmi sem helyettesítheti az emberi hangot, és néha kényelmesebb hívást kezdeményezni. Amíg udvariasan és természetesen beszél, bárki képes kezelni az alapokat. Ahhoz azonban, hogy a hívás a lehető leghatékonyabb legyen, meg kell határoznia a célját, mielőtt felveszi a telefont, és ezt tartsa szem előtt beszélgetés közben.

Lépések

Rész 1 /3: Felkészülés a felhívásra

Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 1. lépés
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 1. lépés

1. lépés. Határozza meg a hívás konkrét célját

Ha pontosan tudja, miért akar valakivel beszélni, akkor megakadályozza, hogy ideges legyen attól, hogy zavarja, vagy vesztegeti az idejét, vagy akár csak barangol. Mielőtt hívást kezdeményezne, gondoljon egy percre a céljára, és jegyezze fel. Például azt gondolhatja:

  • Szüksége van információ megszerzésére?
  • Eladni szeretne valamit, vagy meg akarja győzni a személyt egy ötletről?
  • Szüksége van a személy segítségére vagy támogatására?
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 2. lépés
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 2. lépés

Lépés 2. Készítsen felsorolási pontokat az említendő dolgokra

Ha napirenddel rendelkezik arról, amiről beszélni szeretne, az segít megőrizni a hívását. A „csalólap” is segíthet abban, hogy magabiztosabbnak érezze magát, hiszen nem felejti el, amit meg kell említenie. Például, ha azért hív, hogy megbeszélést kérjen valakitől, írja le:

  • A találkozó célja.
  • Mikor és hol lesz a találkozó.
  • Mit kell tennie a személynek a találkozó előtt.
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 3. lépés
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 3. lépés

3. lépés. Keresse meg azt a személyt, akit fel kell hívnia

Ez különösen akkor fontos, ha nem ismeri személyesen a hívót. Tudja meg, mit tehet róluk kollégáitól, internetes keresésekből, közösségi médiaprofilokból stb.

  • Ha valamennyire ismeri az illető hátterét, akkor ezt a tudást a beszélgetés elején csevegésre használhatja. Próbálkozzon valami ilyesmivel: „Tehát korábban a Lanham Industriesnél dolgozott, igaz? Akkor ismernie kell Drew -t, igaz?
  • A hívó fél kutatása segít elkerülni a faux pasokat. Például, ha megtudja, hogy a személy kötődik valamelyik versenytársához, ügyeljen arra, hogy ne kritizálja az adott versenytársat.

2. rész a 3 -ból: A beszélgetések célirányos tartása

Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 4. lépés
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 4. lépés

1. lépés: Kezdj egy kis tréfával, de ne vidd túlzásba

Hívja fel a számot, és várja meg, hogy néhányszor csengessen, mielőtt a személy felveszi. Mondja „hello”, és mutassa be magát, és honnan hívja. Udvarias kezdeni egy kis csetepatéval, főleg, ha ismered az illetőt, de ne bolyongj. Tartsa körülbelül egy percig.

  • Ha ismered az illetőt, akkor kezdhetnéd valami ilyesmivel: „Szóval Alyssa, amikor utoljára beszéltünk, azon a bővítési projekten dolgozol. Ez hogy megy?”
  • Ha nem ismered a személyt, akkor maradj valami egyszerűnél, például „Remélem, ma jól vagy”.
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 5. lépés
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 5. lépés

2. Lépés. Kerülje a kívánatos-mosolygós nyelvezetet

Olyan kérdéseket tesz fel, mint például: „Itt az ideje hívni?” vagy ha olyanokat mond, mint „Csak azért hívlak…”, úgy hangzik, mintha nincs egyértelmű, fontos célja a hívásának. Tartsa maga előtt a hívás céljára vonatkozó megjegyzéseket, és legyen biztos abban, hogy jogos oka van a hívásra.

Ha valóban nem jó alkalom a beszélgetésre, az illető mindenképpen értesíti Önt

Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 6. lépés
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 6. lépés

Lépés 3. Lépjen a hívás tárgyához

A bemutatkozások és tréfálkozások után térjen át a hívás valódi céljára. Csak ne tegye túl hirtelen vagy nyilvánvalóvá az átmenetet. Próbáljon segíteni a hívás céljának, például:

  • - Nagyszerű, hogy utolértem Antonio -t. Hívlak…”
  • - Örömmel hallom, hogy jól vagy. Hívlak…”
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 7. lépés
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 7. lépés

4. lépés. Feltétlenül tegyen fel kérdéseket

Ha csak információval bombázza az illetőt, úgy fogja érezni, hogy a hívás elsöprő és egyoldalú. Ehelyett álljon meg, és tegyen fel kérdéseket, majd éreztesse velünk a kapcsolatot, és hozzon létre kapcsolatot. Például próbálja ki a következőket:

  • ”Gondolunk arra, hogy 28 -án megbeszélünk egy csoportos találkozót. Hogy hangzik ez neked, Beatrice?"
  • Reméljük, hogy a fióktelepek összes vezetőjét össze tudjuk hozni, hogy megvitassák a következő negyedév stratégiáját. Van valami ötlete erre, Beatrice?"
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 8. lépés
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 8. lépés

5. lépés. Jegyezzen fel hívás közben

A dolgok lejegyzése, amikor beszél az illetővel, számos előnnyel jár. Segíthet figyelmesen hallgatni bármit, amit a hívó mond, például. Ez egyben a hívás jegyzőkönyve is, arra az esetre, ha további intézkedéseket kell tennie, vagy jelentést kell tennie a hívásról valaki másnak.

Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 9. lépés
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 9. lépés

6. lépés. Tisztázza a szükséges nyomon követési intézkedéseket

Ha bármilyen információt meg kell találnia, és vissza kell mennie a személyhez, jegyezze fel ezt. Hasonlóképpen, ha szüksége van arra, hogy az illető bármit megtegyen, és később visszatérjen Önhöz, győződjön meg róla, hogy megérti ezt. Akárhogy is, győződjön meg róla, hogy ezt egyértelműen említi, mielőtt befejezi a hívást. Például mondhatja:

  • - Szóval Karl, megkérdezem beszállítóinktól a szállítási határidőt, és ebben az esetben felveszem veled a kapcsolatot, rendben?
  • - Rendben, Justina, ha megnézné az ütemtervét, és a hét végéig visszahívna néhány lehetséges találkozási időpontot, az nagyszerű lenne, rendben?

Rész 3 /3: A jó telefon etikett gyakorlása

Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 10. lépés
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 10. lépés

1. lépés. Beszéljen tisztán, és mosolyogjon, ahogy teszi

Könnyű szorongni, ha fontos hívást kell kezdeményeznie. De ha túl gyorsan beszél vagy motyog, a hívás nem lesz sikeres. Beszélgetés közben ügyeljen arra, hogy természetesen lélegezzen. A mosolygás beszéd közben természetesebb hangzáshoz is hozzájárul, még akkor is, ha az illető nem lát téged.

Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 11. lépés
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 11. lépés

2. lépés. Hívás átadása vagy tartásba helyezése előtt kérdezze meg a személyt

Ha ezek közül bármelyiket meg kell tennie, először kérdezze meg, hogy rendben van -e. Ne feltételezzük, hogy át akarják vinni őket, vagy van idejük tartani.

  • Próbáljon meg mondani valamit: "Liam, nem baj, ha egy pillanatra felfüggesztelek téged, amíg Christine -vel erről érdeklődöm?"
  • Ha valakit fel kell függesztenie, használja a telefon „tartás” funkcióját. Soha ne hagyja nyitva a sort.
  • Időnként ellenőrizze a személlyel, ha hosszú ideig tart.
  • Köszönöm nekik, hogy vártak, amikor újra felveszi a telefont.
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 12. lépés
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 12. lépés

3. lépés. Mondja el a személynek, hogy mindent megvizsgál, amiben nem biztos

Eljuthat arra a pontra, amikor a személy olyasmiről kérdez, amire nem tudja a választ. Ha ez megtörténik, ne izgulj. Ne mondd azonban egyszerűen, hogy „nem tudom”, mert ez zsákutca. Ehelyett mondjon valamit az illetőnek: „Jelenleg nincs erre válaszom, de megvizsgálom, és visszahívom.”

Ha megígéri, hogy visszahív, tartsa be az ígéretét

Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 13. lépés
Hatékony üzleti telefonhívások kezdeményezése 13. lépés

4. lépés. Végezetül köszönje meg a hívást

Csak udvarias köszönetet mondani az illetőnek, hogy időt szakított veled való beszélgetésre. Mindenképpen fejezze be valami ilyesmivel: „Köszönöm szépen, hogy beszélgettél velem. Szép napot! Az emberek emlékezni fognak ezekre a kis gesztusokra.

Tippek

  • Ha üzenetet kell hagynia, feltétlenül adja meg nevét (ha szükséges, írja be), valamint elérhetőségeit.
  • Mindig ne felejtse el megköszönni a másik sorban lévő személyt. Tiszteletet mutat.

Ajánlott: