Függetlenül attól, hogy professzionális tervező vagy, vagy elakadt a vállalkozása feladatában, a vállalati események tervezésének ismerete bonyolult lehet annak biztosítása érdekében, hogy minden részletet lefedjen. Az étel, a helyszín, a hangulat és még sok más - a tökéletes esemény tervezést és erőfeszítést igényel a zökkenőmentes lebonyolításhoz.
Lépések
1. lépés Fogalmazza meg nagy ötletét, más néven
találd ki a témádat.
- Akár koktélpartit, műhelyt, akár céges pikniket csinál, a téma beállítása adja az esemény hangvételét, és kiindulópontot ad az ételek, a zene, a dekoráció és sok más kiválasztásakor.
- Győződjön meg arról, hogy a téma megfelel a tervezett tömegnek. Az online kezdéshez sokféle témaötletet találhat.
2. lépés. Állítson be egy előzetes költségvetést, és határozza meg, mennyit költhet ételre, szórakoztatásra, szobakölcsönzésre, meghívókra és minden egyéb kiegészítésre, amelyet szeretne az eseményhez kötni
- A részletes költségvetés felvázolja az esemény minden aspektusára fordítható maximális összeget, valamint a teljes összeget.
- Pontosan meg akarja tervezni, hogy mennyi pénzt szán a helyszínre, vendéglátósra, dekorációra stb., Így nincsenek váratlan meglepetések, és nem lépi túl a társaság által félretett összeget.
- A költségvetés szem előtt tartása segít kitalálni a helyszín típusát, amelyet elkezdhet nézni. Egyes helyszíneken a hét bizonyos napjain alacsonyabb lesz a költség. Ne féljen tárgyalni és jobb árat találni.
3. lépés. Kezdjen időpontot egyeztetni a helyek megtekintéséhez és más szállítók megismeréséhez
- Beszélje meg a szobakölcsönzés költségeit, és hogy mit tartalmaznak ezek a díjak.
- Határozza meg, hogy hány órában férhet hozzá a szobához. Ha senki nem foglalja le előző este, akkor hozzáférhet, hogy belépjen, díszítse vagy beállítsa? Ők biztosítják az ételek kiszolgálását, vagy be kell vinnie vagy bérelnie saját ágyneműjét, tányérját, szalvétáját és ezüstáruit?
- Az ételnek onnan kell származnia, vagy be tud hozni egy külső vendéglátót?
- Ha be tudja hozni saját vendéglátóját, kezdjen találkozni a potenciális szállítókkal, hogy megkóstolhassa ételeit, és meghatározza áraikat.
- Ha étkeztetett a rendezvényén, kiküszöbölheti azt a gondot, hogy önállóan próbálja összeállítani az ételeket és italokat. A kivitel megrendelése szintén felesleges teret hagy a megrendelés hibáinak vagy a szállítás késedelmének.
- Határozza meg, hogy a helyszín megköveteli -e, hogy külső biztonságot vegyen be az eseményhez. Ez nemcsak megvédi Önt a felelősségtől, hanem segíthet abban, hogy a kívülállók ne essenek össze a pártjával.
- Keressen fel egy licencelt pultost, ha a létesítmény nem tud ilyet biztosítani, és úgy dönt, hogy alkoholt fogyaszt az eseményen.
- Tudja meg, hogy a helyszín képes -e dekorációval ellátni, vagy saját maga kell. Egyes létesítményekben sokféle tárgy található, például gyertyák, tükrök az asztalra állításhoz, üvegedények, stb. Ha tehát kihasználhatja az ingyenesen biztosított szolgáltatásokat, akkor jócskán spórolhat a költségvetésén.
4. lépés. Határozza meg étlapját a vendéglátójával vagy a létesítménnyel, és határozza meg a kiszolgálás idejét és módját
Svédasztalos vagy leültetett, lekent étkezés lesz? Előre elkészíti az előételeket, és/vagy fontolóra vesz egy desszertbárt később este? Vasalja ki a pontos részleteket és az időzítést, hogy vendégei soha ne éhezzenek.
Lépés 5. Írjon alá szerződéseket a szállítóival, és győződjön meg arról, hogy másolatot biztosítanak Önnek
6. lépés. Vásárolja meg dekorációját, hogy megfeleljen a témának
7. lépés: Hozza létre és küldje el meghívásait hagyományos postai úton vagy elektronikus úton
8. lépés. Készítsen egy teendőlista idővonalat
Ha van olyan részlet, amelyet még le kell fednie, vagy időérzékeny, győződjön meg arról, hogy létrehozott egy visszaszámláló listát, hogy naprakész maradjon az apró részletek felett.