A jó projektmenedzserek jelenthetik a különbséget a sikeres és a sikertelen projekt között. Szükségük van józan észre, szervezőkészségre és emberi készségekre ahhoz, hogy bonyolult projekteket tudjanak megoldani. Ha most lett projektmenedzser, számos dolgot tehet a pozitív munkakörnyezet és a sikeres eredmény biztosítása érdekében.
Lépések
Rész 1 /3: Projektcsapat vezetése egy cél felé
1. lépés. Cél azonosítása és közlése
Nagyobb projektek esetén sok kisebb lépés lesz. Függetlenül attól, hogy hány ember vagy lépés vesz részt, ügyeljen arra, hogy a végeredményre összpontosítson. Az a képesség, hogy szemmel tartsa a díjat, a sikeres projektmenedzserek jellemzője.
- Az összképre összpontosítva csapatát egy közös célra összpontosítja, nem pedig egyéni szeszélyekre vagy érdekekre. Például, ha a cél egy új kiskereskedelmi helyszín megnyitása a belvárosban, akkor a csapat erre összpontosíthat. Ha egy csapattag azt sugallja, hogy valóban érdekli őket a bevásárlóközpontban megjelenő előugró ablakok, akkor a csapatot nyomon követheti, ha emlékezteti az embereket, hogy már kitűzött egy egyértelmű célt.
- Tisztázza a célt. Közölje szóban (mint egy értekezleten) és írásban (például e -mailben vagy emlékeztetőben). Így a csapat tagjai referenciaként mindig visszanézhetnek a kitűzött célra.
2. lépés. Prioritja a fontos feladatokat
Minden projekt rendelkezik bizonyos dolgokkal, amelyek a legfontosabbak vagy a leghatékonyabbak a sikerhez. Tedd meg ezeket a dolgokat először. Ha nem helyezi előtérbe a projekt legfontosabb részeit, akkor beleragadhat apró részletekbe vagy zavaró tényezőkbe.
- Projektmenedzserként a feladatai magukban foglalhatják a csapattagok előrehaladásának ellenőrzését vagy az értekezletek nyomon követését. Ne feledje, hogy a csapata arra várhat, hogy jóváhagyja bizonyos döntéseit, vagy aláírja a dolgokat, mielőtt tovább tud lépni.
- Ennek egyik módja az, hogy minden reggel először elvégez minden fontos feladatot. Ne lépjen tovább a munkanap hátralévő részébe, amíg nem végeznek.
- Előfordulhat, hogy ki kell kapcsolnia az e -mail értesítéseket vagy a telefont, hogy elkerülje a külső riasztások figyelmét.
- Miután befejezte a kiemelt fontosságú tételeket, tartson egy rövid szünetet, és lépjen tovább a listán alul lévő dolgokra.
3. lépés. Maximalizálja a hatékonyságot
Projektmenedzserként az Ön felelőssége, hogy nyomon kövesse az összes mozgó alkatrészt. Ha van valami, amit potenciális akadálynak vagy sebességkorlátozásnak tekint, tegye meg a lépéseket annak kezelésére, mielőtt lelassítja az egész projektet.
- Ne feledje, hogy „egy öltés időben kilencet ment meg”. Például, ha a számítógépes rendszert egy ideje nem frissítették, csábító lehet, ha a rendszert továbbra is úgy működik, ahogy van. A rendszer frissítése és az alkalmazottak új technológiára való betanítása időbe telhet, és kezdetben lelassíthatja a dolgokat. Az átállással eltöltött idő azonban jól eltöltött időnek bizonyulhat, ha ténylegesen hatékonyabbá és termelékenyebbé teszi az irodát a megvalósítás után.
- Kérdezze meg csapattagjait, hogy vannak -e olyan dolgok, amelyeket nem vett észre, és amelyek javíthatják a hatékonyságot.
4. lépés. Hatékonyan kommunikálja a tervet
Menedzsernek lenni a kommunikációról szól. Minden lépésnél győződjön meg arról, hogy a csapat tagjai megértik, mit várnak el tőlük és mi az idővonal.
- Használjon különféle módszereket a kommunikációhoz. Beszéljen személyesen személyekkel, használja a hirdetőtáblákat, küldjön egyéni és csoportos e -maileket.
- Mindig törekedj a megértésre és a megértésre. Ez azt jelenti, hogy kérdéseket kell feltennie és meg kell hallgatnia, amelyek fontos elemei a hatékony kommunikációnak.
Rész 3 /3: A projektvezetés bemutatása
1. Légy extrovertált
Ez nehéz lehet, ha nem vagy természetesen extrovertált. Az emberek és projektek irányítása azonban megköveteli, hogy tudjon kommunikálni, és érezze az embereket, hogy részt vesznek a projektben. Ennek legjobb módja az, ha bizonyítja, hogy nagyra értékeli őket és hozzájárulásukat. Ezt a következőképpen teheti meg:
- Mosolyogni és szemkontaktust kötni azokkal az emberekkel, akikkel dolgozik
- Kérdezze meg a csapat tagjait, hogyan haladnak a munkájukkal, és hogyan tudna Önnek segítséget nyújtani
- Lehetőségek kialakítása a megbeszélésekre és a csoportos problémamegoldásra
- Elérhető. Ne töltsön egész nap az irodájában bezárva, szem elől.
2. lépés Személyes bátorság megjelenítése
Egy nagy projekt még a legtapasztaltabb projektmenedzser számára is ijesztő lehet. Ügyeljen arra, hogy „elölről vezessen”. Ez azt jelenti, hogy olyan helyzetbe kell hoznia magát, hogy kockáztasson, hibázzon és döntést hozzon.
- Mutassa meg, hogy szenvedélyes és elkötelezett a munkája iránt.
- Ha mindig arra kérsz másokat, hogy nyújtsák ki a nyakukat, és vállaljanak személyes kockázatokat, akkor elveszíthetik a bizalmat benned, mint vezetőben.
- Ne feledje, hogy rendben van, ha elrontja. Ha hibát követ el, vagy rosszul dönt, tudassa másokkal, hogy vállalja a felelősséget, és adott esetben bocsánatot kér.
3. Mutassa meg a karizmát
Sokan azt gondolják, hogy a karizma az, amellyel az emberek születnek, nem pedig az, amit meg lehet tanulni. A karizma ápolásának és demonstrálásának azonban számos módja van. Az embereket vonzzák a karizmatikus vezetők, és általában kellemesnek találják őket a munkájukért.
- Mutasd meg az érzelmeidet. A karizmatikus emberek tudatják másokkal, ha elégedettek, idegesek, izgatottak vagy idegesek. Azt gondolhatja, hogy el kell rejtenie érzéseit ahhoz, hogy professzionálisnak tűnjön. Van azonban egy boldog közeg, amelyben a karizmatikus emberek tudják, hogyan kell ütni.
- Mutassa érdeklődését mások iránt, valamint azokat a dolgokat, amelyek érdeklik Önt. Ne féljen elmondani egy érdekes történetet magáról, ha ez segít az embereknek, hogy veletek vegyenek részt.
- Mutasd meg okosságodat. Ne próbálja elrejteni saját intelligenciáját vagy készségeit. Részei annak, ami eljutott oda, ahol van.
- Legyen részletgazdag, ha másokkal foglalkozik. Vegyen észre apró dolgokat az interakciókkal kapcsolatban, például a testbeszédet, az arckifejezést és a nyelvet.
4. Légy optimista
A csapat többi tagja időnként elveszítheti hitét a projektben. Lehet, hogy túlterheltnek vagy bizonytalannak érzik a végső eredményt. Menedzserként tartson optimista hozzáállást, hogy mindenki tudja, hogy magabiztos a végső cél elérésében.
- Alkalmazzon „tehet” hozzáállást. Ha valaki csapattól zavarban van, lépjen közbe, hogy támogassa az erőfeszítéseit.
- Legyen hajlandó módosítani a tervet, ha úgy tűnik, hogy a dolgok nem működnek.
5. lépés: Legyen erős csapatmunkája
Projektmenedzserként értékelnie kell a csapat értékét. Még akkor is, ha minden érintett egyénileg dolgozik a projekt különböző aspektusain, az Ön felelőssége annak biztosítása, hogy az emberek megértsék, hogyan illeszkednek egymáshoz az alkatrészek és függenek egymástól.
- Megtarthat projekt értekezleteket vagy összejöveteleket, hogy segítsen a csapattagoknak látni, hogyan illeszkedik össze a munkájuk, és megismerjék a csapat többi tagját.
- Ne feledje, hogy minden szerep fontos. Ne bánj úgy a csapat egyes tagjaival, mintha az ő hozzájárulásuk fontosabb lenne, mint másoké.
6. lépés. Delegálás
Nem teheted meg mindent egyedül. Sok olyan készséggel rendelkezhet, amely elvezetett ahhoz, hogy a projektmenedzser legyen; azonban meg kell győződnie arról, hogy a csapat többi tagja is bőséges felelősséggel tartozik.
- Feladatok kijelölése az emberek erősségei alapján. Nincs ok arra, hogy olyan munkát adjunk az embereknek, amire nincsenek felkészülve.
- Ha nem biztos abban, hogy valaki képes -e valamilyen szerepet betölteni, adjon neki egy haverot vagy egy csapatot. Nézze meg rendszeresen őket, hogy lássa, hogyan állnak.
7. Légy óvatos, nehogy "mikromenedzseld" a csapat tagjait
Ez elfojtja a kreativitást és elfojtja a motivációt. Tartsa nyomon a különböző projektfunkciók előrehaladását ésszerű időközönként, ami ésszerű, és lehetővé teszi a csapattagok számára a produktív munkavégzés szabadságát.
Rész 3 /3: A projekt kockázatainak és problémáinak kezelése
1. lépés. A potenciális kockázatok azonosítása
Minden projekthez bizonyos kockázatok kapcsolódnak. Ezek lehetnek pénzügyi kockázatok a vállalat számára, vagy más típusú kockázatok. Minden projekt elején készítsen egy listát azokról a dolgokról, amelyek kockázatnak tűnhetnek, és tartsa kéznél ezt a listát.
- A kockázatok nagyon konkrétak lehetnek, például: „Fizetünk egy nagyobb munkaterületért, de előfordulhat, hogy nem kapunk elég megrendelést ahhoz, hogy megérje a bérleti díj emelését.”
- A kockázatok a személyzettel is összefügghetnek, például: „Új osztályvezetőt vettünk fel, de nagyon fiatal és tapasztalatlan ezen a területen.”
- Személyes kockázatok merülhetnek fel Önnel kapcsolatban, például: „Ha nem teljesítem a testület által meghatározott kvótát, elveszíthetem a pozíciómat.”
2. lépés Ha szükséges, végezzen kockázatelemzést
Néhány projekt vagy vállalat kockázatelemzést igényel a projekt megkezdése előtt. Ez nagyszerű eszköz lehet abban, hogy a menedzser tudja, mely kockázatokat érdemes vállalni, és hogyan lehet elkerülni vagy csökkenteni a kockázatokat.
Előfordulhat, hogy maga végezhet kockázatelemzést, vagy lehet valaki a vállalatnál, akinek ez a feladata
3. lépés: Folyamatosan értékelje a kockázatokat
Nagyszerű a kockázatok listáját összeállítani egy projekt elején. A projekt fejlődésével azonban a kockázatok valószínűleg változnak. Újak jelennek meg, mások feloldódhatnak. Mindig tartsa nyitva a szemét a lehetséges kockázatokra.
- Új kockázatokat adhat hozzá az eredeti listához, és áthúzhatja azokat, amelyek már nincsenek jelen.
- Kérdezze meg csapattagjait, ha észleltek valamit az út során, ami új kockázatot jelenthet.
4. lépés Készüljön fel az ismeretlenre
Hiába próbál tervezni, mindig lesznek meglepetések és olyan dolgok, amelyekre nem lehet felkészülni. Mindazonáltal mindent megtehet annak érdekében, hogy megbizonyosodjon arról, hogy készen áll -e egy görbületre, ha úgy jön.
- Például győződjön meg arról, hogy minden költségvetésben extra pénz van a rendkívüli eseményekre. Váratlan költségekkel találkozhat, és szeretné, ha könnyen fedezné őket.
- Győződjön meg arról, hogy elegendő személyzet áll rendelkezésre. Ha valaki megbetegszik, vagy el kell hagynia a projektet, nem akarja, hogy súlyosan alulmúlva érezze magát.
- Készítsen biztonsági másolatot az összes fájlról és releváns információról.
- Futtassa a felső vezetés terveit, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nincsenek olyan dolgok, amelyeket figyelmen kívül hagyott, vagy olyan fontos tényezők, amelyekről nincs tudomása.
5. lépés A kockázatok kezelése a lehető leggyorsabban
Miután felismerte a kockázatot, tegyen lépéseket. Lehet, hogy nem tudja teljesen megoldani a problémát, vagy megszüntetni a kockázatot, de valószínűleg megtalálhatja a módját a kockázat minimalizálására vagy az esetleges leesés enyhítésére.
- Ha azt észleli, hogy egy csapat tagja valamilyen okból felelősséggel tartozik, tartsa szemmel őket, és győződjön meg arról, hogy megkapja a támogatást és felügyeletet, amellyel a lehető legkisebb kockázatot jelentheti a projekt számára.
- Ha a projekt kockázatos a terjedelme és az idővonala miatt, kérjen hosszabbítást, vagy beszéljen a felső vezetéssel arról, hogy mi lehet a reálisabb cél.
- Ha kockázatot jelent az emberek személyes biztonsága, azonnal forduljon hozzájuk. Senki ne dolgozzon olyan helyzetben, amely veszélyes testi vagy lelki egészségére.