A projektmenedzsment jelentés olyan dokumentum, amely leírja az üzleti projektet, és azokat a lépéseket, amelyeket a csapatnak meg kell tennie annak befejezéséhez. A jelentést megosztják a projekt kulcsszereplőivel. Amikor mindenki ugyanazon az oldalon van, mindenki együtt dolgozhat a projekt céljának megvalósításán. A jelentés jellemzően tartalmazza a projekttervet, a csapat feladatait, a tervezett ütemtervet és a költségvetést. A szervezettség, az egyértelműség és a csapattagok közreműködésével könnyen létrehozhat egy hatékony projektmenedzsment jelentést, és dolgozhat a céljainak elérésén.
Lépések
Rész 1 /3: Az információk gyűjtése
1. lépés. Határozza meg a projekt célját
A projektmenedzsment jelentésnek fel kell vázolnia a projekt hatókörét és végcélját. A cél megértése kulcsfontosságú a projekt által kielégíteni kívánt igények megértéséhez. Önnek és közönségének fontos, hogy világos elképzelése legyen a projekt céljáról a jelentés hatékonyságának maximalizálása érdekében.
Tedd fel magadnak a kérdést: „Hogyan segít ez a cégemnek, az ügyfelünknek vagy a közösségünknek? Lehet, hogy ez a projekt más területeken is pozitív hatással lesz?” A teljes kör megértése segíthet Önnek megérteni, hogy ez a projekt milyen hasznos lehet Önnek és másoknak
2. lépés Határozza meg közönségét
Tudja meg, ki fogja elolvasni a jelentést, és mit tanulhatnak belőle. Előfordulhat, hogy egyes részletek idegenek bizonyos közönségek számára, míg másokat részletes információkkal kell ellátni. Az olvasók azonosítása az elején megadja a projektjelentés tartalmának irányát.
Előfordulhat, hogy egyes közönségek nem ismerik a munkakörnyezetében gyakran használt nyelvet, kifejezéseket és szakzsargont. Ha például egy ügyfélnek készít jelentést, kerülje a hosszas magyarázatokat igénylő szakzsargon használatát. Ehelyett azt tervezi, hogy olyan hangon ír, amely könnyen leírja a projekt hatókörét és ütemtervét
Lépés 3. Készítsen tartalomjegyzéket
A tartalomjegyzék lényegében könnyen olvasható vázlatot biztosít a közönség számára. Gyors pillantással az olvasó gyorsan megértheti a dokumentum szerkezetét és lényegét. A tartalomjegyzék segíthet az elfoglalt olvasóknak is, hogy gyorsan és hatékonyan megtalálják a számukra fontos információkat.
Talán egy befektető, aki olvassa a jelentést, először át szeretné tekinteni a költségvetést. Ha megjeleníti a költségvetést a tartalomjegyzékben, segít a befektetőnek a szükséges információhoz vezetni
4. lépés. Beszéljen a felettesével
Találkozzon felettesével, hogy megértse a projektmenedzsment -jelentés elvárásait. A felettesének különleges érdekességei, aggályai vagy részletei lehetnek, amelyeket szeretne a jelentésben szerepeltetni. A felettes azt is elmagyarázhatja, hogy milyen hosszú legyen a jelentés, és vannak -e olyan formátumok, amelyeket a vállalat megkövetel az ilyen típusú jelentésekhez. Próbáljon minél több hasznos információt összegyűjteni, hogy a jelentés világos és hasznos legyen.
Kérdezze meg felettesét, hogy mit kell belefoglalni a jelentésbe. „Arra gondoltam, hogy a tavalyi tanulmány eredményeit belefoglalom a projekt bevezetőjébe. Gondolja, hogy ez segítene az olvasóknak megérteni a projekt céljait?” A felettes értékelni fogja a lehetőséget, hogy visszajelzést adhat a folyamat elején
Rész 3 /3: A jelentés formázása és megírása
1. lépés. Adjon meg egy összefoglalót
Az összefoglaló a projektmenedzsment jelentés elején található. Ez az összefoglaló tömör áttekintést ad az olvasónak a projekt céljáról és a csapat eredményeiről, az előrehaladásról, a várható akadályokról és az ütemtervről. Az olvasóknak képesnek kell lenniük az összefoglaló áttekintésére és a projekt teljes folyamatának megértésére.
Tömören foglalja össze a projekt fontosságát és fő célját. "Ez a projekt kiterjeszti ügyfeleink hatását a piacukra, kielégítve ezen a területen a kielégítetlen igényeket."
2. lépés. Írjon egy bevezetőt
A bevezető leírja a projekt jellegét, általános célját és a projekt értékét a vállalat, az ügyfél vagy a közösség számára.
- Legyen a lehető legszűkebb, a szükséges részletek feláldozása nélkül. A közönség időigényes lehet. Próbálja meg hosszú mondatok helyett néhány mondatban vagy pontban kifejezni az üzenetét.
- Ha például könyvet publikál, soroljon fel olyan fontos információkat, mint a „szeptemberben kezdődő könyvbemutató” és „a nyaralási eladások várhatóan 15%-os növekedése”, hogy a legfontosabb információk nyilvánvalóak legyenek az olvasó számára.
3. lépés. Magyarázza el a legfontosabb adatokat egy módszertani részben
Olyan adatokat kell megadnia, amelyek releváns statisztikákat és minőségi megfigyeléseket írnak le, amelyek tájékoztatják a projekt igényeit. Tegye könnyebbé az olvasó számára, hogy megértse, miért fontos a projektje, hogyan alkalmas arra, hogy egy adott problémára egyedi választ adjon, és hogyan fogja megválaszolni vagy kielégíteni a vállalat igényeit vagy ügyfelei kéréseit.
Ha a projekt célja az, hogy segítsen egy vállalatnak divatüzletet nyitni egy adott területen, akkor adja meg a közeli versenyt leíró adatokat. „A helyi bevásárlóközponttól számított 15 mérföldes körzetben nincs versenyző. Ha ezen a helyen áruházat nyitunk, akkor az ügyfeleink növelik az összes értékesítést.” Az ilyen adatok segíthetnek az olvasónak megérteni, hogy van lehetőség egy adott igény kielégítésére
4. lépés Sorolja fel a projekthez szükséges erőforrásokat
Ismertesse a projekt céljainak eléréséhez felhasznált munkaerőt, eszközöket és erőforrásokat. Ebben a részben röviden leírhatja, hogy mely osztályok felelősek a terv egyes aspektusaiért, és milyen programokat vagy információkat használnak. Ez a szakasz a projekt bármely olyan elemét is leírhatja, amelyet kiszerveznek. Az olvasónak meg kell értenie, hogy ki felelős bizonyos teljesítményekért.
5. lépés. Adja meg a tervezett vagy kiosztott költségvetést
Adjon meg egy diagramot vagy grafikont, amely bemutatja a költségvetés részleteit és leírja, hová kerülnek az alapok. Vegye figyelembe, hogy a tervezett költségvetés megfelelően finanszírozza -e a projekt erőforrásait. Azt is fontos szerepeltetni, hogy a projekt befejeződik -e az előirányzott költségvetésen belül.
6. lépés. Adja meg a projekt idővonalát
Írja le, mennyi ideig tart a projekt befejezése, és adja meg az összes releváns projekt mérföldkövet. Ebbe a szakaszba belefoglalhatja a projekt általános állapotát és annak előrehaladását is. Könnyítse meg az olvasó számára, hogy gyorsan megértse projektje állapotát.
Ha egy projekt közepén jár, akkor adjon meg egy százalékot, amely leírja a projekt befejezését, és azt, hogy előrehalad -e az ütemezésnél
7. lépés. Írja le a projekt kihívásait és adjon megoldásokat
Projektje várható kihívásokba vagy váratlan kudarcokba ütközhet. A kihívások közé tartozhatnak az elégtelen erőforrások, váratlan akadályok, mechanikai vagy műszaki hibák vagy egyéb késések. Írja le a megoldásokat, és röviden magyarázza el, mi szükséges a projekt kihívásainak orvoslásához.
Ha várható késés van, jelezze ezt ebben a részben. "Az új épület építése januárban jelentősen lelassulhat, mivel a fagyos hőmérséklet veszélyes munkakörülményeket teremthet." Tájékoztassa olvasóját, hogy módosította az idővonalat, hogy figyelembe vegye az ilyen várható késéseket
8. lépés. A jelentés következtetésének elkészítése
A következtetés segítségével röviden emlékeztesse az olvasót a legfontosabb kérdésekre és a projekt céljára. A befejezésben összpontosítson a projekt előrehaladási lendületére és céljaira.
Emlékeztesse olvasóját, hogy mire van szükség a jövőben. „Adományozóink időben történő támogatásával a projektet határidőre és a költségvetés alatt kell befejezni jövő májusig.” Az igények kiemelése segíthet abban, hogy a projekt időben befejeződjön
Rész 3 /3: A jelentés csiszolása
1. lépés: Formázási technikákkal irányítsa az olvasók figyelmét
Adjon világos kategóriákat alcímekkel és felsoroláspontokkal a jelentés során, hogy időt takarítson meg azoknak az olvasóknak, akiket csak a projektdokumentum bizonyos aspektusai érdekelnek.
2. lépés Tegye vizuálisan érdekessé a jelentést
A grafikonok, diagramok és egyéb számok használata a jelentés egészében segíthet a kulcsfontosságú pontok bemutatásában, az ismétlés csökkentésében és az olvasó vizuális érdeklődésében. Címkézze meg az egyes grafikonokat, és adjon meg egy könnyen olvasható kulcsot.
Takarítson meg egy kis időt az olvasóval, és helyezze el az ábrákat a szöveg releváns részei mellé, nem pedig a jelentés végére. Az olvasó könnyen áttekintheti mind a szöveget, mind a diagramot, anélkül, hogy lapozna
Lépés 3. Terjessze az előzetes jelentést a projektcsoport tagjainak
Ez különösen fontos lépés, mielőtt elosztja a projektjelentést más osztályoknak, vezetőségnek vagy ügyfeleinek. A csapat tagjai felhívhatják a figyelmét a hiányzó fontos részletekre. Segíthetnek rámutatni a nem egyértelmű és nehezen érthető szakaszokra is.
A jelentés felülvizsgálata a csapattagok közreműködésével. Használd fel a megítélésedet arra vonatkozóan, hogy mely részleteket kell belefoglalni
4. lépés: Olvassa el a jelentést
A jelentésnek tisztának, világosnak és formázási, valamint helyesírási és nyelvtani hibáktól mentesnek kell lennie. Egy jól szervezett és hibamentes jelentés csökkenti a zavaró tényezőket, és lehetővé teszi az olvasók számára, hogy a jelentés fő pontjaira összpontosítsanak. Ugyanazon dokumentum többszöri elolvasása miatt figyelmen kívül hagyhat néhány nyilvánvaló hibát, ezért kérje meg a csoport egyik tagját, hogy lektorálja a dokumentumot.
Tippek
- Beszélje meg a projektet csapattársaival a jelentés készítése közben. Ha figyelembe vesszük mások perspektíváit és nézeteit, szükségleteiket és céljaikat, akkor befolyásolhatjuk azokat a részleteket, amelyeket a projektmenedzsment jelentésbe kívánnak belefoglalni.
- Ha cége rendelkezik egy adott formátummal vagy sablonnal a projektmenedzsment jelentésekhez, akkor feltétlenül tartsa be ezeket az irányelveket.