Hogyan írjunk napirendet egy találkozóhoz (képekkel)

Tartalomjegyzék:

Hogyan írjunk napirendet egy találkozóhoz (képekkel)
Hogyan írjunk napirendet egy találkozóhoz (képekkel)

Videó: Hogyan írjunk napirendet egy találkozóhoz (képekkel)

Videó: Hogyan írjunk napirendet egy találkozóhoz (képekkel)
Videó: How To Write An Awesome Meeting Agenda (Tutorial & Template) 2024, Március
Anonim

Senki sem szereti a céltalanul elhúzódó találkozókat. Ha Ön felelős a napirend megírásáért, kerülje el ezt a forgatókönyvet, írjon világos napirendet, határozza meg, hogy mit fog fedezni, és mennyi időt tölt minden témával. Ha elkészít egy tervet és követi, többet fog elérni, és nem pazarolja kollégái értékes idejét.

Lépések

Segítség a napirendhez

Image
Image

Jegyzettel ellátott találkozó napirendje

3. rész: Az alapterv kidolgozása

Írja meg a találkozó napirendjét 1. lépés
Írja meg a találkozó napirendjét 1. lépés

1. lépés Kérjen információt kollégáitól

Az emberek jobban részt vesznek a találkozón, ha beleszólnak a napirendbe. Kérjen javaslatokat a felvételre, és próbáljon néhányat felvenni a napirendjére.

  • Előre is küldhet e -mailt, vagy egyénileg látogathatja meg az embereket.
  • Ezt legalább 6-7 nappal az idő előtt tegye meg, hogy a csapat tagjai részt vehessenek. 3-4 nappal az ülés előtt véglegesíteni szeretné a napirendet.
Írja meg a találkozó napirendjét 2. lépés
Írja meg a találkozó napirendjét 2. lépés

2. lépés. Határozza meg a fő célkitűzést

Az értekezletnek meghatározott céllal kell rendelkeznie, például döntéshozatal, információmegosztás, jövőbeli tervek készítése vagy előrehaladási jelentések készítése. Ellenkező esetben nem szabad találkoznia.

Egy találkozónak több célja is lehet. Érdemes például megosztani az előrehaladási jelentéseket, amelyek segítenek a jövővel kapcsolatos döntések meghozatalában

Írjon napirendet az értekezlethez 3. lépés
Írjon napirendet az értekezlethez 3. lépés

3. Lépés. Fókuszáljon olyan kérdésekre, amelyek nemcsak néhány embert érintenek

Ha egy napirendi pontot 2 ember találkozója megoldhatna, hagyja ki. Ehelyett használja értékes megbeszélési idejét olyan problémák megoldására, amelyeket mindenkinek mérlegelnie kell.

  • Például, ha Önnek és egy másik személynek egy új projektről kell összejönnie, akkor egyeztessen egy külön találkozót.
  • Ha értékes találkozási időt használ fel egy olyan kérdésre, amelyet néhány ember megold, mások úgy fogják érezni, hogy csak az idejüket vesztegetik. Ráadásul nehéz találkozókat ütemezni nagyszámú emberrel, ezért éljen a lehetőséggel.
Írja meg a találkozó napirendjét 4. lépés
Írja meg a találkozó napirendjét 4. lépés

Lépés 4. Szűkítse le a napirendi pontok listáját arra, amire kiterjed

Prioritásként határozza meg, hogy mi a legfontosabb ezen a találkozón. Lehet, hogy nem tudsz mindent lefedni, ezért maradj a legfontosabbnál.

  • Például van „tárgyalási határideje”, „előrehaladási jelentése”, „új projektjei” és „ötletbörze”. Eldöntheti, hogy ezen az ülésen nincs ideje eszmefuttatásra.
  • Előfordulhat, hogy kisebb találkozókat kell ütemeznie, hogy segítsen elvégezni azokat a dolgokat, amelyek a nagy találkozó fő napirendjén kívül esnek.
Írja meg a találkozó napirendjét 5. lépés
Írja meg a találkozó napirendjét 5. lépés

5. lépés Először ütemezze be a legfontosabb témákat

Az értekezletek tervezésekor általában jó politika, ha előre betölti az ütemtervet a legfontosabb témákkal. Ez biztosítja, hogy mindenki megbeszélhesse ezeket a fontos témákat, amikor a legélesebb és legkevésbé fáradt a találkozó elején.

  • Érdemes például a döntéshozatali elemeket a haladási jelentések elé helyezni (kivéve, ha meg kell hallgatnia az előrehaladási jelentéseket a döntés meghozatalához).
  • Továbbá, ha az értekezletnek korán be kell fejeződnie, vagy bizonyos résztvevőknek távozniuk kell, mielőtt befejeződik, akkor már megvitatta a legfontosabb témákat.
Írja meg a találkozó napirendjét 6. lépés
Írja meg a találkozó napirendjét 6. lépés

6. lépés Térképezze fel, mennyi időt vesz igénybe az egyes tételek

Bár nem tudhatja biztosan, hogy mennyi ideig tart az egyes tételek, szükség van egy általános ötletre. Ne feledje, milyen hosszú a találkozó, és hány témát kell lefednie. Próbáljon több időt szánni a legfontosabb témákra.

  • Például talán 30 percet szán az előrehaladási jelentésekre, 10 percet a vitára, és 10 percet az új határidők megszavazására.
  • Ha nincsenek meghatározott időpontok a témákhoz, akkor nem fogja elérni a napirendjét. Gondoljon az időzítésre a találkozó előtt, mert dönthet úgy, hogy a megadott időn belül nem tud mindent lefedni, amit szeretne.
  • Az időnövelés meghatározásakor vegye figyelembe az értekezleten résztvevők számát. Ha 15 fővel rendelkezik, és egy témának 15 percet ad, az azt jelenti, hogy minden személy csak egy percnél rövidebb ideig beszélhet. Még akkor is, ha nem mindenki beszél, ez szoros illeszkedés lehet.

Rész 3 /3: A menetrend felépítése

Írjon napirendet az értekezlethez 7. lépés
Írjon napirendet az értekezlethez 7. lépés

1. lépés: Kezdje a napirend és a találkozó címével

A címnek meg kell mondania az olvasónak, hogy napirendet olvas. Be kell vezetnie a találkozó témáját is. Ha döntést hozott, helyezze el a címét az üres dokumentum tetején. Legyen egyszerű és lényegre törő a cím.

  • Például a címe lehet: "Júliusi ülésnaptár: új projektötletek megvitatása" vagy "2019.
  • Ragaszkodjon egy egyszerű, üzleti betűtípushoz, mint például a Times New Roman vagy a Calibri.
Írja meg a találkozó napirendjét 8. lépés
Írja meg a találkozó napirendjét 8. lépés

2. lépés: A találkozón szánjon időt üdvözlésekre és üdvözlésekre

A találkozó ezen része lehetőséget ad az embereknek, hogy köszönjenek. Önnek vagy más értekezlet -vezetőknek is lehetőségük nyílik megnyitni az értekezletet, és megvitatni a főbb témákat, amelyeket lefed.

  • Használhat jégtörőt is, ha a találkozón sokan nem ismerik egymást.
  • Ha egy nagy értekezlet napirendjét írja, mondjuk egy konferencián, akkor ehhez a részhez szükséges idő jelentős lehet. Egy kis irodai értekezleten ez a rész csak néhány percet vehet igénybe.
  • Az elején teret is hagyhat a napirend módosításának.
Írja meg az ülés napirendjét 9. lépés
Írja meg az ülés napirendjét 9. lépés

Lépés 3. A napirendi pontokat úgy fogalmazza meg, hogy kérdéseket tegyen fel a csapattagok számára

Ha csak néhány szót vesz fel a napirendre, zavarba hozhatja kollégáit. Egy kérdés segít kontextust teremteni, és lehetőséget ad arra, hogy idő előtt elgondolkozzanak rajta.

  • Például a "Projekt határidők" írása helyett ezt írhatná: "A projekt határidejét fel lehet húzni a növekvő kereslet kielégítésére?"
  • Ha szükséges, adjon hozzá egy rövid leírást a kérdés alá.
Írja meg a találkozó napirendjét 10. lépés
Írja meg a találkozó napirendjét 10. lépés

Lépés 4. Írjon becsült időpontokat minden napirendi téma mellé

Bár nem feltétlenül kell időket szerepeltetni, ez segíthet az embereknek a felkészülésben. Ez lehetővé teszi számukra, hogy szükség esetén több időt kérjenek.

Lehetőséget ad arra is, hogy az emberek rövidítsék meg észrevételeiket, ha az időzítés rövid

Írjon napirendet az értekezlethez 11. lépés
Írjon napirendet az értekezlethez 11. lépés

5. lépés: Hozzon létre egy folyamatot a lista minden eleméhez

A folyamat meghatározza, hogyan fog hozzáállni az egyes napirendi pontokhoz. Például, ha a projekt határidejének elmozdításáról beszél, minden személy a folyamat egy másik pontjáról érkezik a témához. Egy folyamat létrehozásával mindenkit ugyanazon az oldalon talál.

Tegyük fel például, hogy a napirendi pont a következő: "Fel lehet -e húzni a projekt határidejét a növekvő kereslet kielégítésére?" A folyamat lehet "10 perc a jelenlegi haladás megvitatásához. 15 perc annak megállapításához, hogy mire lenne szükség a termelékenység növeléséhez. 10 perc az előnyök és hátrányok mérlegeléséhez. 5 perc, hogy szavazzon arról, hogy fel kell -e emelni a határidőket."

Írja meg az ülés napirendjét 12. lépés
Írja meg az ülés napirendjét 12. lépés

6. lépés. Határozza meg, hogy ki fogja vezetni a napirend minden szakaszát

Jegyezze meg, hogy ki fogja vezetni a találkozó minden részét. Ne hagyja, hogy ez meglepetés legyen az illető számára. Ezt idő előtt ki kell dolgoznia, majd be kell írnia a napirendbe.

Ha az egész értekezletet vezeti, megjegyezheti, hogy ez a napirend tetején található

Írjon napirendet az értekezlethez 13. lépés
Írjon napirendet az értekezlethez 13. lépés

7. lépés. Rendeljen időt az ütemtervben a különleges vendégek számára

Ha bármelyik vendég eljön az értekezletre, hogy fontos témákat vitasson meg, akkor érdemes a találkozó idejének egy részét ezekre az emberekre fordítani. Tervezze meg, hogy minden vendégnek egyetlen bejegyzést rendel a napirendre, még akkor is, ha több vita tárgya van. Ily módon képesek lesznek a témákat úgy rendezni, ahogy jónak látják.

A legjobb, ha idő előtt felveszi a kapcsolatot a vendégekkel, hogy megtudja, mennyi időre lesz szükségük a vita témájához. Ez segít elkerülni a kínos ütemezési konfliktusokat

Írjon napirendet az értekezlethez 14. lépés
Írjon napirendet az értekezlethez 14. lépés

8. Lépés. Hagyjon nyitva más üzlet számára

A napirend ezen részének a végén kell lennie. Ez csak lehetőséget ad arra, hogy megkérdezzen másokat, kell -e még valamit foglalkozni a találkozón. Ezenkívül lehetőséget ad a tagoknak arra, hogy visszamenjenek valamihez, ami korábban talán fénytelenné vált.

  • Ha felveszi a napirendre, ez tudatja a tagokkal, hogy még akkor is lehetőségük lesz közreműködni, ha a megbeszélésük nem szerepel a napirendjén.
  • Ebben a szakaszban a kérdésekre és válaszokra is időt szánhat.

Rész 3 /3: A napirend összefoglalása

Írjon napirendet az értekezlethez 15. lépés
Írjon napirendet az értekezlethez 15. lépés

1. lépés: Vegye fel az ülés részleteit a napirendre

Adja meg a találkozó idejét, dátumát és helyét. Ezenkívül adja hozzá azoknak a nevét, akik részt vesznek az értekezleten. Így az emberek előre tudják, kivel fognak tudni kapcsolatba lépni ott tartózkodásuk alatt.

  • Érdemes olyan embereket is bevonni, akik általában ott lennének, de nem tudnak eljönni erre a találkozóra. Tisztázza, hogy nem tudnak részt venni.
  • Mellékeljen egy térképet vagy útvonaltervet, ha olyan személyek vesznek részt az értekezleten, akik nem ismerik a területét.
Írjon napirendet az értekezlethez 16. lépés
Írjon napirendet az értekezlethez 16. lépés

2. lépés. Jegyezze fel a találkozó előkészítő munkáját

Talán van valami, amit a kollégáinak idő előtt el kell olvasniuk, vagy esetleg megoldásokat kell keresniük. Azt is szeretné, ha elgondolkoznának bizonyos problémákon.

Hozzon létre egy teret a napirend alján. Félkövér betűtípussal vagy kiemeléssel emelje ki, hogy a résztvevők láthassák

Írjon napirendet az értekezlethez 17. lépés
Írjon napirendet az értekezlethez 17. lépés

Lépés 3. Mielőtt terjesztené, ellenőrizze a napirendet hibák miatt

Mivel egyes résztvevők a végén erősen támaszkodhatnak az értekezlet napirendjére, bölcs dolog lektorálni a hibákat és a teljességet, mielőtt kiadnák. Ez nem csak udvariasság a résztvevőknek; pozitívan tükrözi a részletekre való odafigyelését és az irántuk érzett tiszteletet is.

Írjon napirendet az értekezlethez 18. lépés
Írjon napirendet az értekezlethez 18. lépés

4. lépés: Küldje el a napirendet 3-4 nappal az ülés előtt

Ha kollégái látják a napirendet, lehetőséget kapnak a felkészülésre. Nem szeretné azonban túl korán kiküldeni, mert elveszik a keverésben.

A konferenciákon történő nagyobb értekezletekhez előfordulhat, hogy hónapokkal korábban ki kell derítenie a napirendet

Tippek

  • Próbálja ki a szövegszerkesztőhöz mellékelt sablont. Sok szövegszerkesztő program, mint például a Microsoft Office, a Pages for Mac és így tovább, rendelkezik sablonokkal a különféle személyes és szakmai dokumentumokhoz, amelyek tartalmazhatnak értekezletek napirendjét. Ezek a sablonok gyors és egyszerűvé teszik a professzionális dokumentum elkészítését.
  • Ha cége speciális űrlappal rendelkezik a napirendekhez, használja ezt az űrlapot sablonként.
  • Tartsa be napirendjét, de legyen rugalmas. Gondoskodjon arról, hogy az értekezlet ütemtervben maradjon, figyelve az órát. Amikor lehetősége nyílik rá, udvariasan mozgassa előre a találkozót, mondván: "Térjünk át a következő témára, ha időben el akarunk jutni innen."

Ajánlott: