Senki sem szereti a céltalanul elhúzódó találkozókat. Ha Ön felelős a napirend megírásáért, kerülje el ezt a forgatókönyvet, írjon világos napirendet, határozza meg, hogy mit fog fedezni, és mennyi időt tölt minden témával. Ha elkészít egy tervet és követi, többet fog elérni, és nem pazarolja kollégái értékes idejét.
Lépések
Segítség a napirendhez
Jegyzettel ellátott találkozó napirendje
3. rész: Az alapterv kidolgozása
1. lépés Kérjen információt kollégáitól
Az emberek jobban részt vesznek a találkozón, ha beleszólnak a napirendbe. Kérjen javaslatokat a felvételre, és próbáljon néhányat felvenni a napirendjére.
- Előre is küldhet e -mailt, vagy egyénileg látogathatja meg az embereket.
- Ezt legalább 6-7 nappal az idő előtt tegye meg, hogy a csapat tagjai részt vehessenek. 3-4 nappal az ülés előtt véglegesíteni szeretné a napirendet.
2. lépés. Határozza meg a fő célkitűzést
Az értekezletnek meghatározott céllal kell rendelkeznie, például döntéshozatal, információmegosztás, jövőbeli tervek készítése vagy előrehaladási jelentések készítése. Ellenkező esetben nem szabad találkoznia.
Egy találkozónak több célja is lehet. Érdemes például megosztani az előrehaladási jelentéseket, amelyek segítenek a jövővel kapcsolatos döntések meghozatalában
3. Lépés. Fókuszáljon olyan kérdésekre, amelyek nemcsak néhány embert érintenek
Ha egy napirendi pontot 2 ember találkozója megoldhatna, hagyja ki. Ehelyett használja értékes megbeszélési idejét olyan problémák megoldására, amelyeket mindenkinek mérlegelnie kell.
- Például, ha Önnek és egy másik személynek egy új projektről kell összejönnie, akkor egyeztessen egy külön találkozót.
- Ha értékes találkozási időt használ fel egy olyan kérdésre, amelyet néhány ember megold, mások úgy fogják érezni, hogy csak az idejüket vesztegetik. Ráadásul nehéz találkozókat ütemezni nagyszámú emberrel, ezért éljen a lehetőséggel.
Lépés 4. Szűkítse le a napirendi pontok listáját arra, amire kiterjed
Prioritásként határozza meg, hogy mi a legfontosabb ezen a találkozón. Lehet, hogy nem tudsz mindent lefedni, ezért maradj a legfontosabbnál.
- Például van „tárgyalási határideje”, „előrehaladási jelentése”, „új projektjei” és „ötletbörze”. Eldöntheti, hogy ezen az ülésen nincs ideje eszmefuttatásra.
- Előfordulhat, hogy kisebb találkozókat kell ütemeznie, hogy segítsen elvégezni azokat a dolgokat, amelyek a nagy találkozó fő napirendjén kívül esnek.
5. lépés Először ütemezze be a legfontosabb témákat
Az értekezletek tervezésekor általában jó politika, ha előre betölti az ütemtervet a legfontosabb témákkal. Ez biztosítja, hogy mindenki megbeszélhesse ezeket a fontos témákat, amikor a legélesebb és legkevésbé fáradt a találkozó elején.
- Érdemes például a döntéshozatali elemeket a haladási jelentések elé helyezni (kivéve, ha meg kell hallgatnia az előrehaladási jelentéseket a döntés meghozatalához).
- Továbbá, ha az értekezletnek korán be kell fejeződnie, vagy bizonyos résztvevőknek távozniuk kell, mielőtt befejeződik, akkor már megvitatta a legfontosabb témákat.
6. lépés Térképezze fel, mennyi időt vesz igénybe az egyes tételek
Bár nem tudhatja biztosan, hogy mennyi ideig tart az egyes tételek, szükség van egy általános ötletre. Ne feledje, milyen hosszú a találkozó, és hány témát kell lefednie. Próbáljon több időt szánni a legfontosabb témákra.
- Például talán 30 percet szán az előrehaladási jelentésekre, 10 percet a vitára, és 10 percet az új határidők megszavazására.
- Ha nincsenek meghatározott időpontok a témákhoz, akkor nem fogja elérni a napirendjét. Gondoljon az időzítésre a találkozó előtt, mert dönthet úgy, hogy a megadott időn belül nem tud mindent lefedni, amit szeretne.
- Az időnövelés meghatározásakor vegye figyelembe az értekezleten résztvevők számát. Ha 15 fővel rendelkezik, és egy témának 15 percet ad, az azt jelenti, hogy minden személy csak egy percnél rövidebb ideig beszélhet. Még akkor is, ha nem mindenki beszél, ez szoros illeszkedés lehet.
Rész 3 /3: A menetrend felépítése
1. lépés: Kezdje a napirend és a találkozó címével
A címnek meg kell mondania az olvasónak, hogy napirendet olvas. Be kell vezetnie a találkozó témáját is. Ha döntést hozott, helyezze el a címét az üres dokumentum tetején. Legyen egyszerű és lényegre törő a cím.
- Például a címe lehet: "Júliusi ülésnaptár: új projektötletek megvitatása" vagy "2019.
- Ragaszkodjon egy egyszerű, üzleti betűtípushoz, mint például a Times New Roman vagy a Calibri.
2. lépés: A találkozón szánjon időt üdvözlésekre és üdvözlésekre
A találkozó ezen része lehetőséget ad az embereknek, hogy köszönjenek. Önnek vagy más értekezlet -vezetőknek is lehetőségük nyílik megnyitni az értekezletet, és megvitatni a főbb témákat, amelyeket lefed.
- Használhat jégtörőt is, ha a találkozón sokan nem ismerik egymást.
- Ha egy nagy értekezlet napirendjét írja, mondjuk egy konferencián, akkor ehhez a részhez szükséges idő jelentős lehet. Egy kis irodai értekezleten ez a rész csak néhány percet vehet igénybe.
- Az elején teret is hagyhat a napirend módosításának.
Lépés 3. A napirendi pontokat úgy fogalmazza meg, hogy kérdéseket tegyen fel a csapattagok számára
Ha csak néhány szót vesz fel a napirendre, zavarba hozhatja kollégáit. Egy kérdés segít kontextust teremteni, és lehetőséget ad arra, hogy idő előtt elgondolkozzanak rajta.
- Például a "Projekt határidők" írása helyett ezt írhatná: "A projekt határidejét fel lehet húzni a növekvő kereslet kielégítésére?"
- Ha szükséges, adjon hozzá egy rövid leírást a kérdés alá.
Lépés 4. Írjon becsült időpontokat minden napirendi téma mellé
Bár nem feltétlenül kell időket szerepeltetni, ez segíthet az embereknek a felkészülésben. Ez lehetővé teszi számukra, hogy szükség esetén több időt kérjenek.
Lehetőséget ad arra is, hogy az emberek rövidítsék meg észrevételeiket, ha az időzítés rövid
5. lépés: Hozzon létre egy folyamatot a lista minden eleméhez
A folyamat meghatározza, hogyan fog hozzáállni az egyes napirendi pontokhoz. Például, ha a projekt határidejének elmozdításáról beszél, minden személy a folyamat egy másik pontjáról érkezik a témához. Egy folyamat létrehozásával mindenkit ugyanazon az oldalon talál.
Tegyük fel például, hogy a napirendi pont a következő: "Fel lehet -e húzni a projekt határidejét a növekvő kereslet kielégítésére?" A folyamat lehet "10 perc a jelenlegi haladás megvitatásához. 15 perc annak megállapításához, hogy mire lenne szükség a termelékenység növeléséhez. 10 perc az előnyök és hátrányok mérlegeléséhez. 5 perc, hogy szavazzon arról, hogy fel kell -e emelni a határidőket."
6. lépés. Határozza meg, hogy ki fogja vezetni a napirend minden szakaszát
Jegyezze meg, hogy ki fogja vezetni a találkozó minden részét. Ne hagyja, hogy ez meglepetés legyen az illető számára. Ezt idő előtt ki kell dolgoznia, majd be kell írnia a napirendbe.
Ha az egész értekezletet vezeti, megjegyezheti, hogy ez a napirend tetején található
7. lépés. Rendeljen időt az ütemtervben a különleges vendégek számára
Ha bármelyik vendég eljön az értekezletre, hogy fontos témákat vitasson meg, akkor érdemes a találkozó idejének egy részét ezekre az emberekre fordítani. Tervezze meg, hogy minden vendégnek egyetlen bejegyzést rendel a napirendre, még akkor is, ha több vita tárgya van. Ily módon képesek lesznek a témákat úgy rendezni, ahogy jónak látják.
A legjobb, ha idő előtt felveszi a kapcsolatot a vendégekkel, hogy megtudja, mennyi időre lesz szükségük a vita témájához. Ez segít elkerülni a kínos ütemezési konfliktusokat
8. Lépés. Hagyjon nyitva más üzlet számára
A napirend ezen részének a végén kell lennie. Ez csak lehetőséget ad arra, hogy megkérdezzen másokat, kell -e még valamit foglalkozni a találkozón. Ezenkívül lehetőséget ad a tagoknak arra, hogy visszamenjenek valamihez, ami korábban talán fénytelenné vált.
- Ha felveszi a napirendre, ez tudatja a tagokkal, hogy még akkor is lehetőségük lesz közreműködni, ha a megbeszélésük nem szerepel a napirendjén.
- Ebben a szakaszban a kérdésekre és válaszokra is időt szánhat.
Rész 3 /3: A napirend összefoglalása
1. lépés: Vegye fel az ülés részleteit a napirendre
Adja meg a találkozó idejét, dátumát és helyét. Ezenkívül adja hozzá azoknak a nevét, akik részt vesznek az értekezleten. Így az emberek előre tudják, kivel fognak tudni kapcsolatba lépni ott tartózkodásuk alatt.
- Érdemes olyan embereket is bevonni, akik általában ott lennének, de nem tudnak eljönni erre a találkozóra. Tisztázza, hogy nem tudnak részt venni.
- Mellékeljen egy térképet vagy útvonaltervet, ha olyan személyek vesznek részt az értekezleten, akik nem ismerik a területét.
2. lépés. Jegyezze fel a találkozó előkészítő munkáját
Talán van valami, amit a kollégáinak idő előtt el kell olvasniuk, vagy esetleg megoldásokat kell keresniük. Azt is szeretné, ha elgondolkoznának bizonyos problémákon.
Hozzon létre egy teret a napirend alján. Félkövér betűtípussal vagy kiemeléssel emelje ki, hogy a résztvevők láthassák
Lépés 3. Mielőtt terjesztené, ellenőrizze a napirendet hibák miatt
Mivel egyes résztvevők a végén erősen támaszkodhatnak az értekezlet napirendjére, bölcs dolog lektorálni a hibákat és a teljességet, mielőtt kiadnák. Ez nem csak udvariasság a résztvevőknek; pozitívan tükrözi a részletekre való odafigyelését és az irántuk érzett tiszteletet is.
4. lépés: Küldje el a napirendet 3-4 nappal az ülés előtt
Ha kollégái látják a napirendet, lehetőséget kapnak a felkészülésre. Nem szeretné azonban túl korán kiküldeni, mert elveszik a keverésben.
A konferenciákon történő nagyobb értekezletekhez előfordulhat, hogy hónapokkal korábban ki kell derítenie a napirendet
Tippek
- Próbálja ki a szövegszerkesztőhöz mellékelt sablont. Sok szövegszerkesztő program, mint például a Microsoft Office, a Pages for Mac és így tovább, rendelkezik sablonokkal a különféle személyes és szakmai dokumentumokhoz, amelyek tartalmazhatnak értekezletek napirendjét. Ezek a sablonok gyors és egyszerűvé teszik a professzionális dokumentum elkészítését.
- Ha cége speciális űrlappal rendelkezik a napirendekhez, használja ezt az űrlapot sablonként.
- Tartsa be napirendjét, de legyen rugalmas. Gondoskodjon arról, hogy az értekezlet ütemtervben maradjon, figyelve az órát. Amikor lehetősége nyílik rá, udvariasan mozgassa előre a találkozót, mondván: "Térjünk át a következő témára, ha időben el akarunk jutni innen."