Ha üzleti életben dolgozik, gyakran előfordulhat, hogy e -mailt kell írnia valakinek, akit nem ismer. Bár kissé kínos, ez a szakmai élet része. Vannak bizonyos etikett -szabályok, amelyeket be kell tartania, amikor szakmai e -mailt küld egy idegennek.
Lépések
Rész 1 /3: Az e -mail kezdete
1. lépés. Végezze el a kutatást
Sokféle információt kell tudnia, mielőtt e -mailt ír egy idegennek. Mielőtt elkezdené gépelni, nézze meg gyorsan annak a cégnek a webhelyét, ahol a címzett dolgozik.
- Ha nem tudja a címzett e -mail címét, ezt a vállalat webhelyének szkennelésével találhatja meg. Ha nem szerepel e -mail, akkor óvatosan vegye fel a kapcsolatot e -mailben. Érdemes inkább fizikai betűt választani.
- Ha bármilyen kérdést szeretne feltenni az e -mailben, ellenőrizze, hogy a webhely foglalkozik -e ezekkel a kérdésekkel. Nem akarja azt a benyomást kelteni, hogy lusta vagy, és nem szánt időt arra, hogy alaposan elolvasson egy webhelyet.
- Győződjön meg róla, hogy a megfelelő személlyel veszi fel a kapcsolatot. Sokan úgy kezdik az e -maileket, hogy „Nem vagyok biztos benne, hogy Ön a megfelelő személy, aki megkérdezi, de…” Ezt szakszerűtlennek és a címzett idejét tiszteletlennek tartják. Ha nem tudja, kivel lépjen kapcsolatba, várjon addig, amíg ki nem találja ezeket az információkat.
2. lépés. Írjon leíró tárgy sort
A tárgysornak tartalmaznia kell az e -mail elküldésének pontos okait. Gyakran figyelmen kívül hagyják vagy figyelmen kívül hagyják az idegenektől érkező e -maileket. A szilárd tárgysor csökkenti az e -mail átadásának esélyét.
- Pár szóval mondd el, hogy miről szól az e -mail. Használjon minél több részletet, hogy 4 vagy 5 szóban szerepeljen. Például a "Találkozás 10 órakor új számítógépekről" jobb, mint a "Találkozás ma reggel".
- A homályos tárgysorokat, mint például a "Hello" és a "Hi", néha véletlenül spamként olvassuk, és átirányítjuk a címzett spam mappájába.
- Használjon professzionális e -mailt, mivel e -mailje megjelenik a tárgysor mellett. Használjon e -mailt, amely a teljes nevét használja, és nem azt, amelyik személyt vagy homályos kifejezést használ.
- Soha ne használjon nagybetűt az e -mail tárgysorában, még akkor sem, ha az e -mail sürgős. Ez kiabálásnak tűnik, ami ellenségeskedésként értelmezhető.
3. lépés Döntse el, hogyan kell megszólítani a címzettet
Ez bonyolult lehet, ha idegennek küld e -mailt, mivel előfordulhat, hogy nem tudja a kívánt nevet. Van azonban néhány etikett -szabály, amely segít elkerülni a tévedéseket.
- Ha nem ismeri az illető nevét, kerülje a túlságosan formális kifejezéseket, mint például: "Kinek szólhat" vagy "Kedves uram/kisasszony". Ne legyél túl laza sem. A „szia” túl szakszerűtlen egy üzleti e -mailhez. Lehet, hogy jobb, ha az e -mailt egy egyszerű "Hello!"
- Ha tudja a személy nevét, ügyeljen arra, hogy helyesen írja be. Ellenőrizze néhányszor a helyesírást, mivel könnyen felcsúszhat, ha még soha nem küldött e -mailt a személynek.
- Használja a "Mr." és "asszony" csak a személy vezetékneve követi. Ha például Jane Hartnak küld e -mailt, akkor e -mailt a „Kedves Hart asszony” kifejezéssel kezdje, és ne „Kedves Ms. Jane Hart” -gal.
- Soha ne tételezzen fel egy nő családi állapotát. Ha ismeri a családi állapotát, akkor is jobb elkerülni, hogy e -mailben felhívja rá a figyelmet, mivel ez nem releváns az üzleti világ számára. Ragaszkodjon az "asszonyokhoz", és soha ne használjon "kisasszonyt" vagy "asszonyt" hacsak a címzett nem használja ezeket az üdvözléseket.
- Ha valaki doktorált, akkor a "Dr" -t kell használni a megszólításakor.
4. lépés. Azonosítsa magát és az Ön által képviselt céget
Ne feledje, amikor üzleti e -mailt küld, akkor a munkahelyét képviseli. Az első mondatban azonosítsa magát és cégét. Például egy e -mail kezdődhet: "Kedves Hart asszony, John Dawson vagyok, és a Wilson Technologies marketinggel foglalkozom."
Rész 3 /3: Az e -mail írása
1. lépés: Legyen rövid és lényegre törő
Ha a lényegre tér, és egyértelműen azonosítja a célját, olyan professzionális képet mutat be, amelyet az olvasó komolyan vesz. Ez növeli annak valószínűségét is, hogy az e -mailjeit elolvassák és azonnal válaszolnak rájuk, mivel az emberek elhalasztják a túlságosan szókimondó válaszok kezelését.
- Miután azonosította magát és cégét, a következő mondatban meg kell magyaráznia az e -mail célját. A legjobb, ha két mondaton belül kifejti az esetet.
- Légy pozitív. Még akkor is, ha panaszt vagy aggályt szeretne írni, légy udvarias és tiszteletteljes az e -mail során. Ne gonoszkodjon a főnökökkel, más cégekkel vagy alkalmazottakkal, mert ez rosszul tükrözi Önt.
- Míg a kísérőlevelekben alapfelszereltség, hogy néhány alapvető háttérinformációt is megadjon magáról, ha e -mailt küld egy cég nevében, hagyja ki ezeket az információkat. Egyszerűen adja meg nevét és pozícióját a vállalatban, mielőtt továbblép az e -mail céljához.
2. lépés Használjon egyszerű, közvetlen prózát
Az üzleti e -mailnek a lehető legegyszerűbben olvashatónak kell lennie. Ez azt jelenti, hogy világos, könnyen érthető nyelvet kell használni.
- Válassza az aktív hangot a passzív hang helyett. Például ne mondja: "A főnököm, James Peterson emlékeztetőt küldött Önnek." Ehelyett azt mondja: "A főnököm, James Peterson küldött egy emlékeztetőt."
- Kerülje a szakzsargont és a szakkifejezéseket, még akkor is, ha ezeket a kifejezéseket erősen használják a vállalatnál. Válasszon egyszerű angol és gyakori kifejezéseket.
- Használjon rövid mondatokat. Ha lehetséges, szüntesse meg a kötőszavakat, és bontsa fel a hosszú mondatokat. Például: "Nem kaptunk visszajelzést Önnel kapcsolatban a feljegyzés kapcsán, és nyomon akartuk követni, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy megértette az információt." Ezt helyesebben úgy fogalmaznánk meg, mint: "Nem kaptunk visszajelzést az emlékeztetővel kapcsolatban. Szeretnénk követni, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy megértette az információt."
- Használjon megfelelő nyelvtant, helyesírást és írásjeleket. Helyesírás -ellenőrzés és lektorálás az összes e -mailben, mielőtt megnyomja a küldés gombot.
3. Lépés. Tudja, mit kell kerülni a küldést
Vannak bizonyos etikett szabályok az e -mailben továbbítandó tartalmak tekintetében. Mielőtt kapcsolatba lépne valakivel, értse meg, mit kell kerülni a küldéstől.
- A mellékletek rendben vannak, ha e -mailt küld a kifejezetten kért információkkal kapcsolatban, de ne küldjön mellékleteket idegeneknek kérés nélkül.
- Kerülje a túl nagy mellékleteket és fájlokat. Abban az esetben, ha ilyen információ küldésére van szükség, küldjön előzetesen egy e -mailt a címzettnek.
- Ne használjon túl hosszú aláírást. Ideális esetben az aláírás csak a nevét, levelezési címét, e -mail címét és telefonszámát tartalmazza. Ha szeretné, helyénvaló a munkakör megnevezése is.
- Ne tartalmazzon grafikákat vagy háttereket. Hajlamosak arra, hogy eltömítsék az e -mail memóriát, és szakszerűtlennek tűnnek üzleti környezetben.
Rész 3 /3: Az e -mail befejezése
1. lépés: Adja meg a címzettnek a válaszadás módját
Az e -mail vége felé adjon utasításokat a címzett nyomon követésének módjáról.
- Udvariasan adja meg azt az időkeretet, amelyben vissza szeretne kapni. Például: "Ha holnap nap végéig visszatérhet hozzám, nagyon megköszönném."
- Szükség esetén adja meg az elérhetőségeket. Egyszerűen azt mondhatja: "Ez a legjobb e -mail, amellyel elérhet engem", vagy kérhet egy telefonhívást, és megadhatja a számát.
- Legyen konkrét, mit szeretne a címzettől. Ne csak azt mondja: "Remélem, hamarosan hallani fogok felőled." Ehelyett azt mondja: "Remélem, hamarosan hallani fogunk felőletek, hogy megbeszélhessük az új számítógépes rendszerre való átállás logisztikáját."
2. lépés Használjon megfelelő küldést
A neve előtt lesz valamilyen búcsú. Válassza ki a megfelelő üzleti küldeményt az e -mailhez.
- Ne használjon kötőjelet, majd írja be nevét. Ez túl informálisnak tűnik, csakúgy, mint a „Viszlát” és a „Nyugi” jelzések. A hangulatjeleket, mint a mosolygós arcokat, a legjobb kerülni.
- Az üzleti e -mailekben a "Legjobb" vagy a "Minden jó" kifejezés megfelelő, mivel barátságos a professzionalizmus feláldozása nélkül. Az "őszintén" egy másik jó lehetőség, de előfordulhat, hogy fülledt.
- A „köszönöm” és a „köszönöm” is megfelelőek, de kerülni kell őket, ha nem kéri a címzettet egy adott feladat vagy feladat elvégzésére.
3. lépés. Kövesse nyomon
Az üzleti világ elfoglalt. Ha nem kap választ a címzettől a megfelelő időkereten belül, helyénvaló egy további e-mailt küldeni.
- Ha valaki nem válaszol, akkor valószínűleg nem szándékosan. Az e -mailekről rendszerint biztonsági másolatot készítenek, még akkor is, ha a megfelelő protokollt követik, a dolgok véletlenül egy spamszűrőbe kerülnek.
- Az utólagos e -mailnek közvetlen válasznak kell lennie egy már elküldött e -mailre. Légy udvarias, kezdj valami ilyesmivel: "Tudom, hogy valószínűleg nagyon elfoglalt vagy, de csak meg akartam győződni arról, hogy megkaptad az e -mail címemet." Ezután röviden fogalmazza meg az eredeti üzenet tárgyát.
E -mail írási segítség
E -mail címe ismeretlen személynek
Támogassa a wikiHow és oldja fel az összes mintát.
Megfelelő üzleti üdvözlet
Támogassa a wikiHow és oldja fel az összes mintát.
Jegyzetekkel ellátott e -mail professzornak, akit nem ismer
Támogassa a wikiHow és oldja fel az összes mintát.